Pessoas bem-sucedidas em seus negócios geralmente dedicam bastante tempo a duas palavras, planejamento e organização. Planejar significa criar um plano para possibilitar o alcance de determinado objetivo, e isso implica em ter organização. No que diz respeito à organização financeira, é indispensável que se tenha um controle de custos, o que nos leva a elaboração de uma planilha de custos.
Mas o que é uma planilha de custos?
Simploriamente falando, uma planilha de custos demonstra o somatório de todos os custos de um produto ou serviço. Em outras palavras, é o gasto que se tem que conhecer para possibilitar o cálculo do preço de venda de maneira que este contenha a margem de lucro desejada.
Praticamente todos os empresários e donos de estabelecimento têm necessidade de fazê-la e, muitas vezes, por falta de informação sobre outros métodos, acabam optando pelas planilhas de custos elaboradas pelo Excel.
Entretanto, frente a tantas outras opções que o mercado disponibiliza, inclusive as ferramentas de gestão online, nem sempre as planilhas via Excel se mostram mais vantajosas. Na verdade, para saber se elas são de fato a melhor opção, só conhecendo seus prós e contras. Então vamos a eles!
Os softwares tradicionais, tais como o Excel, não cobram assinatura, mas precisam ser comprados. Levando-se em consideração que um pagamento único garante o uso do software por tempo ilimitado, ainda que seu preço à vista não seja tão baixo, o custo do software torna-se viável a longo prazo.
Mesmo que seja raro encontrar alguém que possua o domínio completo do Excel, todo mundo sabe utilizá-lo de alguma forma, ainda que superficialmente. Exatamente por isso ele é, se não o mais, um dos mais utilizados do mercado para execução de planilhas de custos, orçamentos, cotações e afins.
Como já dito, é raro encontrar alguém que possua total domínio do Excel, portanto, usá-lo para elaborar planilha de custos, ao mesmo tempo em que é prático, pode não ser tão eficiente. Isso porque a falta de conhecimentos avançados sobre o programa limita o uso de todos seus recursos disponíveis, o que geralmente causa falhas na elaboração das planilhas. Em contrapartida, o Excel pode ser extremamente eficiente para aqueles que possuem seu total domínio, já que assim podem fazer o melhor uso do programa e desenvolver uma planilha efetivamente útil e sem as falhas cometidas pelos usuários comuns.
Elaborar a própria planilha de custos significa direcionar o controle de custos às necessidades próprias e, quanto mais especializado for seu controle, maiores as chances de ele ser mais eficiente.
Apesar da popularidade do Excel, seu domínio avançado é de certa forma complexo e, portanto, pouco comum. Em função disso, planilhas de custos organizadas por ele geralmente possuem falhas consequentes do seu mau uso. Algumas ações importantes, tais como especificar origem e destino de custos ou fazer previsão de custos variáveis, por exemplo, podem ser bem complexas de serem realizadas se não existir um total domínio da ferramenta, e isso pode gerar falhas comprometedoras para a sua gestão.
Dependendo da frequência com que novos custos podem aparecer, manter uma planilha organizada pode se tornar uma tarefa bastante complexa. Isso porque ela não vem pré- configurada para inclusão de itens, tal como acontece nos softwares de gestão online. Portanto, mantê-la atualizada requer bastante trabalho, além de conhecimentos um pouco mais avançados que os de um usuário comum.
Além dessa questão, outros imprevistos também podem comprometer a manutenção atualizada da sua planilha, e os mais comuns são problemas no computador ou exclusão involuntária de fórmulas.
Como já dito, para garantir que sua planilha de custos apresente o mínimo de falhas, é necessário possuir um domínio avançado do Excel. Entretanto, o investimento nesta especialização é alto, podendo variar entre R$800,00 a R$2.000,00.
Manter a eficiência de uma planilha de custos requer, entre outras características, organização. Isso significa que, quando essa planilha é compartilhada, para que ela se mantenha funcional, todos seus usuários devem manter sua ordem, ou seja, devem ser organizados. O problema é que quando isso não acontece e cada um cria sua própria “ordem”, a planilha pode virar um caos e acabar perdendo sua utilidade.
Diferente dos softwares de gestão online, uma planilha de custos geralmente só pode ser acessada de um determinado computador, a não ser que você sempre faça o back-up da versão mais atualizada em um pen drive, por exemplo. Isso é possível, porém, bastante trabalhoso se comparado à facilidade de se acessar uma planilha de qualquer dispositivo com acesso à internet.
Softwares online já vêm programado e somente requerem do usuário o seu preenchimento. Planilhas de custo, entretanto, devem ser elaboradas de acordo com a necessidade do usuário e, sendo assim, estão suscetíveis ao erro humano, tanto na sua programação, como na sua elaboração e no seu preenchimento.
Ao planejar uma planilha de custos, deve-se pensar em tudo que afeta ou possa vir afetar o custo da sua mercadoria ou serviço, incluindo os custos variáveis ou de difícil previsão. Por isso, se ela não for muito bem pensada e elaborada, pode acabar omitindo custos bastante relevantes para o cálculo da margem de lucro, por exemplo.
Resumidamente falando, essas são as principais vantagens e desvantagens das planilhas de custos. A decisão de usá-las ou não, entretanto, vai depender de vários fatores, entre eles, suas necessidades, seu tempo disponível para atualizar informações, sua familiaridade com a elaboração de planilhas, além da sua própria conveniência.
E aí, já descobriu qual é a melhor opção para você?
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