A temporada do imposto de renda é, sem dúvida, um dos períodos mais intensos para contadores de todo o Brasil. A complexidade da legislação, o alto volume de declarações e as constantes atualizações tornam esse um momento de grande demanda para os profissionais da contabilidade.

Mas, é importante ressaltar, que esse não é apenas um momento de pressão e horas extras: é também uma chance de alavancar a receita anual do seu escritório, conquistar novos clientes e fortalecer a relação com a sua base atual. 

Com um bom planejamento, o IR pode ser uma oportunidade de crescimento e reconhecimento profissional.

Por isso, neste artigo, exploramos as possíveis mudanças, desafios e estratégias para que contadores consigam passar por esse período de forma eficiente e produtiva.

Como se preparar para o imposto de renda 2025

Antes de mais nada, é válido frisar que o planejamento e a antecipação são a solução para um período de imposto de renda mais tranquilo e lucrativo. 

A explicação é simples: mesmo que novos clientes apareçam e o volume de trabalho aumente, ou que sua clientela atual tenha muitas dúvidas e atrase o envio de documentos, você estará preparado para atendê-los. Ao se antecipar aos desafios e planejar todo o período, será possível lidar com essas demandas sem comprometer o restante da operação ou sobrecarregar o escritório.

Para atingir esse objetivo, utilize algumas estratégias:

Antecipe-se e estruture sua rotina

Embora o lançamento do calendário oficial ocorra entre o final do mês de fevereiro e meados de março, você pode começar a se preparar no início de janeiro, assim, não será preciso correr contra o tempo. Siga algumas etapas simples para otimizar sua organização, como:

• Criar um cronograma interno com datas estimadas para cada etapa do processo.
• Revisar clientes do ano anterior e identificar quem precisará declarar em 2025.
• Solicitar documentos com antecedência para evitar atrasos.

Atualize-se sobre mudanças na legislação

No setor contábil, é necessário constante atualização e estudo durante todo ano. Contudo, em março, é imprescindível que você se atente às modificações do IR e procure fontes confiáveis. Pois, mesmo que as alterações sejam pequenas, a Receita Federal pode alterar critérios, alíquotas e regras de declaração. 

Utilize tecnologia a seu favor

Use a automação e as ferramentas digitais para facilitar a rotina e reduzir erros, principalmente em momentos de maior volume de trabalho. Algumas soluções que podem ajudar:

• Softwares: ferramentas para controle de obrigações, gestão de tarefas e recebimentos de documentos, reduzem o tempo de preenchimento manual.
• Modelos padronizados de comunicação: envie e-mails e mensagens automáticas para lembrar clientes sobre prazos e documentos necessários.

Crie estratégias para lidar com clientes desorganizados

É muito comum que alguns clientes deixem para última hora e enviem documentos incompletos. Para evitar isso:

• Envie comunicados prévios explicando o que será necessário.
• Ofereça uma checklist detalhada.
• Estabeleça prazos internos para recebimento de documentos, garantindo tempo hábil para revisar e corrigir informações antes do envio.

Estruture sua equipe para suportar a demanda

Caso seu escritório tenha um grande volume de declarações ou um histórico de aumento de procura durante o IR, planeje a distribuição das tarefas de forma equilibrada:

• Delegue atividades de suporte para assistentes e estagiários.
• Defina horários específicos para atendimento de clientes.
• Utilize ferramentas de gestão de tarefas para acompanhar o progresso das declarações. 

Prepare-se para responder a dúvidas frequentes

Muitos clientes têm as mesmas dúvidas todos os anos. Nesse sentido, criar e divulgar materiais informativos, como um guia rápido ou vídeos explicativos, pode economizar tempo no atendimento, engajar clientes e conquistar novos utilizando técnicas de marketing contábil.

Principais desafios enfrentados pelos contadores durante o imposto de renda

Como foi visto anteriormente, o IR apresenta uma oportunidade significativa de aumento na receita dos escritórios. Contudo, ele também traz desafios consideráveis que exigem atenção total dos contadores.

Uma vez que, esse período do ano se torna um verdadeiro teste de gestão para os contadores, que precisam lidar com prazos apertados, mudanças na legislação, grande volume de clientes e a pressão para evitar erros que possam resultar em notificações da Receita Federal. A seguir, confira a lista dos principais desafios e fique atento para evitá-los:

• Alto volume de declarações: o prazo para entrega das declarações é relativamente curto, o que exige uma organização impecável para garantir que todos os clientes sejam atendidos dentro do período estipulado. A concentração de demandas em um curto espaço de tempo pode gerar sobrecarga e aumentar o risco de falhas operacionais.
• Mudanças na legislação: a cada ano, novas regras, deduções e exigências podem ser implementadas, impactando diretamente as declarações de imposto de renda. Manter-se atualizado é essencial para garantir a conformidade e oferecer um serviço preciso e confiável aos clientes.
• Clientes desorganizados: muitos contribuintes não possuem um controle financeiro adequado e só começam a reunir documentos na última hora. Isso dificulta a coleta de informações precisas, aumenta o tempo de análise e pode comprometer a qualidade da declaração.
• Risco de erro e malha fina: pequenos erros, como a omissão de rendimentos, valores incorretos ou lançamentos duplicados, podem levar a notificações da Receita Federal, resultando em retrabalho, multas e insatisfação do cliente. A revisão cuidadosa dos dados é indispensável para minimizar esses riscos.
• Gestão do tempo e equipe: para evitar sobrecarga durante esse período intenso, é fundamental estruturar um plano eficiente, distribuir as demandas de forma equilibrada entre os profissionais do escritório e investir em tecnologia e automação para otimizar processos.

Mudanças na legislação para 2025

A cada ano, a receita revisa os critérios, alíquotas e regras de declaração para acompanhar as transformações econômicas e tecnológicas. Para 2025, as alterações trazem novidades significativas quando comparadas ao ano anterior, impactando diretamente o processo e os limites de declaração.

Novidades no processo de declaração

• Programa gerador da declaração (PGD):
  O PGD estará disponível para download a partir do dia 13 de março, com o envio das declarações iniciando em 17 de março. Essa ferramenta moderniza o processo e oferece mais agilidade na elaboração das declarações.
• Declaração pré-preenchida e novo aplicativo:
  A partir de 1º de abril, será possível utilizar a declaração pré-preenchida. Nesse mesmo período, o novo aplicativo “Meu Imposto de Renda” será lançado, permitindo o envio das declarações também por dispositivos móveis. Este app, online, multi-exercício e parametrizado pela Receita Federal, estará disponível via site oficial, eCAC ou qualquer navegador, com acesso restrito aos usuários com nível gov.br ouro/prata. Entre suas funcionalidades, ele possibilita a declaração de rendimentos no exterior e a atualização de bens por meio de eventos, mas ainda não suportará informações sobre renda variável, GCAP e atividade rural.

Alterações nos critérios de declaração

• Limite de dispensa e teto de rendimentos:
  Em 2025, a dispensa da declaração será concedida a quem possui salário de até R$ 2.824,00. Além disso, o teto dos rendimentos tributáveis foi elevado de R$ 30.639,90 para R$ 33.888,00, ajustando os limites conforme as mudanças econômicas.
• Atividade rural:
  Para os contribuintes que exercem atividade rural, o limite de receita bruta anual aumentou de R$ 153.999,50 para R$ 169.440,00, ampliando a abrangência da obrigatoriedade de declaração nesse segmento.

Perspectivas e outras medidas

A expectativa é que cerca de 46,2 milhões de declarações sejam entregues em 2025, um aumento em relação aos 45,2 milhões processados no ano anterior. Entre as entregas, uma parcela expressiva já é realizada por meio do modelo pré-preenchido, que facilitou o processo para 41,5% dos contribuintes no período anterior.

Adicionalmente, foram definidas prioridades na restituição:

• Contribuintes com mais de 80 anos terão prioridade.
• Na sequência, serão considerados os idosos (a partir de 60 anos), deficientes, portadores de moléstia grave, profissionais do magistério e aqueles que utilizarem o modelo pré-preenchido ou optarem por receber a restituição via pix.

Vale ressaltar que a multa mínima para a não entrega da declaração no prazo permanece inalterada, fixada em R$ 165,54.

Essas mudanças evidenciam o esforço contínuo da receita federal em aprimorar o processo de declaração do imposto de renda, tornando-o mais eficiente e alinhado com as demandas atuais. Logo, é fundamental que os contadores se mantenham atualizados e orientem seus clientes para aproveitar as novas funcionalidades, cumprir os prazos e minimizar riscos.

Documentação necessária para a declaração

Para garantir que o cliente tenha uma declaração correta e sem riscos de cair na malha fina, você deve orientá-lo a reunir:

• Informes de rendimentos (empregadores, bancos, corretoras, INSS, entre outros);
• Comprovantes de pagamento de despesas médicas e educacionais;
• Recibos de aluguel, caso receba ou pague aluguéis;
• Documentação de bens e direitos adquiridos ou vendidos;
• Comprovantes de contribuições para a previdência social e privada.

Dessa forma, quanto antes esses documentos forem organizados, menor a chance de erros ou omissões na declaração.

Multas e penalidades para declarações atrasadas

Por fim, a Receita Federal impõe penalidades para aqueles que não entregam a declaração dentro do prazo. Como dito anteriormente, a multa mínima para atraso é de R$ 165,74, podendo chegar a 20% do imposto devido, com acréscimo de juros conforme a taxa Selic.

Ademais, caso o contribuinte não regularize sua situação, pode ter seu CPF irregular, o que pode impedir a obtenção de crédito, a participação em concursos públicos e, no pior dos cenários, a realização de transações bancárias.

Informe a seus clientes por que o imposto de renda é fundamental

De fato, muitos contribuintes encaram a declaração do imposto de renda como uma mera obrigação fiscal, sem compreender sua real importância. Por esse motivo, cabe ao contador esclarecer que a correta prestação de contas não apenas evita problemas fiscais, mas também pode trazer benefícios financeiros.

Por exemplo, a declaração permite ao contribuinte comprovar renda para financiamentos, obter restituições e manter-se regularizado para evitar penalidades.

Além disso, quanto mais organizada for a documentação do cliente, maior a possibilidade de deduções e redução da carga tributária.

Portanto, conscientizar os clientes sobre esses aspectos contribui para um processo mais tranquilo e vantajoso para todos os envolvidos.

Tabela imposto de renda 2025

Estratégias finais para um período mais eficiente

Em conclusão, o IR é um momento crucial para os contadores, exigindo planejamento e organização. 

Antecipar-se, utilizar tecnologia, estruturar a equipe e preparar os clientes são os passos essenciais para tornar esse período mais tranquilo e eficiente.

Mesmo sem o calendário oficial, já é possível iniciar a preparação e garantir um fluxo de trabalho mais organizado. 

Assim sendo, seu escritório estará pronto para oferecer um serviço de excelência, fidelizar clientes e se destacar no mercado contábil.

Por fim, é hora de se preparar! Comece hoje mesmo a organizar sua estratégia para o Imposto de Renda 2025 e torne esse período mais produtivo e menos estressante.

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Este conteúdo integra a missão do Nibo de elevar o valor dos contadores no Brasil. Se você deseja se destacar como um contador de sucesso, descubra como nossas soluções inovadoras podem transformar sua rotina e impulsionar seus resultados.